Л.А. Елина, заместитель главного редактора, ведущий эксперт
Обычно для исправления данных в счете-фактуре либо надо использовать исправительный счет-фактуру (ИСФ), либо продавец должен выписать корректировочный счет-фактуру (КСФ). Однако иногда ни тот ни другой документ не поможет исправить ошибку в первоначальном счете-фактуре. Такую ситуацию мы и рассмотрим. А также разберемся, что с этим делать.
Итак, ООО (организация) выполнила работы. В I квартале 2026 г. по окончании работ она выставила заказчику (и подписала) одновременно акт приема-передачи выполненных работ и счет-фактуру. Однако заказчик отказался подписывать акт выполненных работ, сославшись на претензии к качеству работ. Затем организация выполнила требования заказчика, после чего был составлен и подписан новый акт в июне 2026 г. У бухгалтерии ООО возникает вопрос: как исправить первоначальный счет-фактуру, который был отражен в декларации по НДС за I квартал 2026 г.? Что надо выставить: исправленный счет-фактуру или КСФ?
Внимание. Нельзя исправить ошибку в дате или номере счета-фактуры: ни с помощью исправительного счета-фактуры, ни с помощью корректировочного <1>.
Сразу скажем, что в такой ситуации ни исправительный счет-фактура, ни корректировочный не подойдет. И вот почему. По общему правилу счет-фактуру нельзя выставить до того момента, как выполнены работы <2>. А по базовым правилам для целей НДС работы считаются выполненными только после того, как заказчик примет результат таких работ <3>. В этом принципиальное отличие выполнения работ от оказания услуг.
То есть по общему правилу счет-фактуру надо выставлять только после того, как заказчик подпишет акт выполненных работ: можно в тот же день или не позднее 5 календарных дней, но не раньше <4>.
Подрядчик в рассматриваемой ситуации допустил ошибку.
Исправительный счет-фактура всегда меняет данные того налогового периода, в котором был отражен первичный счет-фактура.
Причем как у продавца, так и у покупателя. Независимо от того, уменьшается или увеличивается сумма НДС по исправительному счету-фактуре. Однако дату в счете-фактуре не получится поменять, используя ИСФ. Так что он не подходит в рассматриваемой ситуации.
КСФ по общему правилу меняет сумму НДС в последующих периодах, а не в том, когда выставлен первоначальный счет-фактура. И у подрядчика не та ситуация, когда можно применять КСФ.
Что же делать? Получается, в книге продаж за I квартал зарегистрирован счет-фактура, которого вообще быть в этой книге не должно, так как налоговая база по выполненным работам должна быть сформирована только во II квартале. Чтобы исправить эту ошибку, надо:
- аннулировать записи о неверном счете-фактуре в книге продаж за I квартал. Понадобится заполнить дополнительный лист к книге продаж и подать уточненную декларацию по НДС за I квартал. Составлять какой-либо документ при этом необязательно, но можно оформить бухгалтерскую справку с описанием ситуации;
- составить совершенно новый счет-фактуру с верной датой (не ранее даты выполнения работ) и зарегистрировать его в книге продаж за II квартал 2026 г.
Судьбу ошибочного счета-фактуры определяйте сами, с учетом возможностей вашего программного обеспечения (если он был выставлен в электронном виде). Некоторые программы позволяют аннулировать такой документ, некоторые — нет. Про бумажный счет-фактуру можно просто забыть. Но на тот случай, если заказчик по ошибке тоже принял к вычету НДС по неправильному счету-фактуре, направьте ему письмо.
«Счет-фактура N ___ от ________ был выставлен ошибочно, поэтому не может быть учтен для целей НДС-расчетов. Не нужно отражать его в книге покупок.
Вместо него выставлен счет-фактура N ___ от ________ на основании подписанного вами акта выполненных работ».
* * *
Письмо с пояснениями можно направить в инспекцию (в том числе и как произвольное обращение), чтобы у ИФНС сразу было понимание, в связи с чем вы исключили из налоговой базы за I квартал реализацию по первому счету-фактуре.
———————————
<1> п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137
<2> п. 3 ст. 168 НК РФ; Письма Минфина от 09.12.2022 N 03-07-14/121306, от 12.07.2019 N 03-07-09/51713, от 09.11.2011 N 03-07-09/39
<3> п. 1 ст. 720 ГК РФ; п. 1 ст. 39 НК РФ; Письма Минфина от 13.11.2025 N 03-03-05/109709, от 13.11.2025 N 03-07-11/109868
<4> Письма Минфина от 18.07.2024 N 03-03-06/1/67042, от 18.10.2018 N 03-07-14/74899
Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга» N 15, 2026